Leda team på distans - Insikter och tips

Att anamma hybrid- och distansarbete är mer än bara en trend; det är en revolution i hur vi ser på arbete. Det handlar om att omdefiniera både arbete och ledarskap för att inkludera företagskultur, sammanhållning och gemenskap, även på distans.

På Digitalenta har vi helhjärtat omfamnat distansarbete, tack vare vår passion för flexibelt arbete och frihet. Som ett företag som arbetat på distans under en längre tid har vi upplevt både dess fördelar och dess utmaningar.

Låt mig dela några av de insikter och tips vi samlat på oss när det kommer till att organisera och leda på distans.

Anpassning till distansledarskap

I den digitala och flexibla arbetsmiljön vi har idag har ledarskapet utvecklats enormt. Som ledare handlar det inte bara om att sköta uppgifter och hålla deadlines, utan också om att bygga starka relationer, förtroende och teamkänsla, oavsett avstånd.

Tips: 

• Planera regelbundna 1-o-1-möten med dina medarbetare för att öppna upp för en personlig dialog och ge individuell feedback.
• Se till att du är tillgänglig för spontana möten och avstämningar när dina medarbetare behöver det. 

Effektiv kommunikation är en nyckel

Effektiv kommunikation är centralt i en organisation som arbetar distans. Att ha tydliga stöd för projektledning, uppgiftshantering och återkoppling är viktigt. Idag finns många digitala verktyg för att hantera internkommunikation och projektledning. Dock är det lätt att det blir "information overload" och att verktygen stjälper mer än de hjälper. 

Tips: 

• Sätt upp regler och riktlinjer för vilka verktyg och kanaler som ska användas och hur de ska användas. 
• Skicka en agenda inför möten, för anteckningar och dela en summering till deltagarna efter mötet.

Skapa informella kontaktytor

Att leda det faktiska arbetet och leveransen på distans är ofta relativt enkelt. Men att ersätta de informella kontaktytorna och kunskapsutbytet är desto svårare. Flera studier visar på vikten och värdet av spontana interaktioner inom organisationen. Inte minst för erfarenhetsutbyte, kunskapsöverföring och gemenskap. De spontana samtalen i korridoren, de lediga konversationerna vid kaffemaskinen och diskussionerna på lunchen sker inte på samma sätt när man arbetar distans. 

Tips: 

• Skapa forum för informell interaktion där ditt team kan träffas och interagera informellt. Exempelvis: E-kafferaster, “snack vid vattenkylaren”-chattrum eller informella morgon-standups.
• Uppmuntra ditt team att ta korta informella avstämningar med andra på företaget för att bredda deras perspektiv. 

Att engagera på distans

Att skapa engagemang som ledare är alltid svårt. Det är en kommunikativ utmaning som sätter ledare på prov. På distans, när kommunikationen enbart är digital, drar sig detta till sin spets. Att kunna engagera och inspirera teammedlemmar genom digitala medel kräver en skicklighet i att kommunicera, använda tekniska verktyg och samtidigt behålla en personlig touch. 

Tips: 

• Acceptera att det är svårt och lägg tid på att förbereda dig väl inför teammöten.
• Uppmuntra fler i teamet att bidra till engagemanget; att få till en positiv och peppande kultur är guld värt.  

Distansledarskap kräver lyhördhet

En viktig uppgift för dig som ledare är att se till att dina medarbetare mår bra. När man jobbar tillsammans på ett angränsande skrivbord i ett kontorslandskap så är det ganska lätt att fånga upp när en teammedlem är stressad eller på andra sätt inte mår bra. Men när man arbetar på distans krävs en helt annan lyhördhet för att fånga upp i tid. 

Tips: 

• Var lyhördhet för de små signalerna. Var uppmärksam på bland annat: minskad delaktighet i gemensamma forum, ändrad tonalitet i kommunikationen, missade uppgifter eller deadlines, minskat fokus på detaljer i leveranser.
• Skapar en kultur som främjar öppenhet kring välmående och balans. Föregå med gott exempel genom att våga öppna upp och själv visa dig sårbar.
• Testa att ha ett chattrum för daglig incheckning.

Hybridmöten är svårare än distansmöten

Något vi på Digitalenta märkt tydligt är att hybridmöten; där några av deltagarna sitter på på plats och några deltar digitalt; är betydligt svårare än “rena” distansmöten. De som deltar på distans har inte samma möjlighet att ta plats och delta i diskussioner med mera. 

Tips: 

• Bjud in de som deltar på distans och låta de ta ordentlig plats i mötet. 
• Överväg att planera om hybridmöten till rena disansmöten så att alla kan delta på samma villkor. 

Våga experimentera

Nya arbetssätt kräver innovativa ledare. Vi måste vara öppna för att experimentera med olika metoder och verktyg för att bygga engagemang i teamet, driva produktivitet och möjliggöra kreativitet, oavsett var teamet befinner sig. 

Tips: 

• Att våga testa nya saker, nya verktyg, nya mötesformer är centralt för att hitta det som passar dig och ditt team. 
• Involvera gärna teamet i hur ni arbetar tillsammans. Be om deras idéer och tips samt tankar och utvärdering av de initiativ och verktyg ni använder.  
• Lika viktigt som att våga testa nytt, är att våga ta bort och sluta med det som visar sig inte fungera. Annars kommer ni inom kort ha för många parallella initiativ som ingen riktigt använder. 

Hjälp i ditt distansledarskap

Även om distansarbete kan kännas som en stor omställning, är det en spännande möjlighet att forma framtidens arbetsplatser. Genom att arbeta tillsammans kan vi skapa en arbetsmiljö där flexibilitet och starkt ledarskap går hand i hand.

Om du vill dela erfarenheter eller få råd i ditt distansledarskap, tveka inte att kontakta mig.